Liste des programmations
L’application Programmations permet de gérer les différentes programmations regroupées dans les sessions d’activités. Vous pouvez les trier par état, par date ou par établissement. Le tri par état est présenté par un code de couleurs:
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Programmation avec des informations manquantes.
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Programmation dont les inscriptions débuteront prochainement.
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Programmation dont les inscriptions ont débuté.
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Programmation dont les inscriptions sont terminées.
Le tri par date affiche les programmations selon le nombre de jours restant à la période d’inscription.
Déterminer la période d’inscription
La plateforme de gestion d’inscriptions Caboum vous permet de déterminer la date et l’heure à laquelle les inscriptions vont se terminer. Si nécessaire, vous pouvez également déterminer une date et une heure pour débuter les inscriptions.
Sélection des activités
La liste des activités reliées à la même organisation et à la même session s’affichent dans la liste. Cochez les activités à ajouter au formulaire d’inscription. Selon les contextes, vous pouvez créer plusieurs formulaires pour une même organisation en sélectionnant des activités différentes.
Par exemple, si vous offrez de nombreuses activités pour organisation, vous pouvez les séparer dans plusieurs formulaires si elles se déroulent dans différents bâtiments, si elles sont destinées à des clientèles différentes ou si elles se déroulent à différentes périodes durant la session. Cela peut éviter des interrogations et des erreurs pour vos clients.
Afin d’éviter des problèmes, les activités qui ne contiennent pas certaines informations essentielles ne peuvent pas être sélectionnées. Ces informations peuvent être le coût d’inscription, l’horaire, le calendrier des séances ou la description de l’activité.
Envoyer le formulaire à vos clients
Selon votre préférence, le formulaire d’inscription peut être partagé en version imprimée, en PDF ou par une page Web.
Utilisez le bouton Afficher pour ouvrir la page Web contenant toutes les informations de votre programmations destinées à vos clients. Partagez l’adresse de cette page sur vos médias sociaux, par courriel ou sur votre site Internet.
Utilisez le bouton Imprimer pour obtenir une version formatées pour être imprimée ou convertie en PDF. Certaines options de mise en page sont offertes pour personnaliser la présentation. Afin de créer une version en PDF, utilisez la fonction d’impression de votre navigateur et choisissez la sauvegarde en fichier PDF.
Sur la page Web de la programmation ou sur la version PDF, le lien menant au formulaire permet à vos clients de débuter facilement et rapidement l’inscription. Sur la version imprimée, un code d’inscription est indiqué clairement dans l’entête. Ce code devra être entré par vos clients au début du processus d’inscription afin de mener directement au bon formulaire.
Informations de dernière minute
Il arrive parfois que des changements inattendus arrivent suite au lancement des inscriptions, comme un changement d’horaire, l’ajout ou le retrait d’une activité, etc. Vous pouvez indiquer un message d’avertissement pour vos clients. Ce message sera affiché très clairement dans le haut de la page menant au formulaire d’inscription. Cela peut éviter des questionnements et décharger votre service à la clientèle.