Lors de la création d’une programmation d’activités, vous devez entrer le texte de vos modalités d’inscription. Vos modalités devraient par exemple préciser votre politique d’annulation ou de remboursement. Selon les contextes dans lesquels vous offrez vos activités, vos modalités peuvent changer (activités en milieu scolaire, camp de jours, activités pour adultes, etc). Pour chaque contexte, créez un modèle de modalités différent.
Politique d'annulation
En offrant des activités de loisirs, les causes d'annulation sont diverses. Autant pour les raisons provenant du client, de votre entreprise ou simplement d'une mauvais chance, il est important de préciser la façon dont vous prévoyez gérer cette situation. Voici quelques pistes de réflexion.
- À quel moment après la période d'inscription vous statuez qu'une activité est annulée ou non?
- Est-ce qu'un client peut annuler une inscription à tout moment?
- Est-ce que vous conserverez des frais si un client annule sont inscription si l'activité a déjà débuté?
Situation imprévue
Des événements hors de votre contrôle peuvent survenir à tout moment vous empêchant de fournir le service auquel vos clients ont payé et s'attendent de recevoir. Pensez à préciser votre fonctionnement si une séance devait être annulée en cours de session.
Vos attentes envers les participants
Si vous organisez des activités pour les enfants, il peut être une bonne idée de préciser vos attentes par rapport à l'attitude ou le comportement des participants. Une situation problématique peut engendrer de l'insatisfaction pour les autres participants.